Machaj: Rozdział 3.6 podręcznika „Wolna przedsiębiorczość” - Biznesplan przedsiębiorstwa i zarządzanie jego realizacją

Autor: Mateusz Machaj
Wersja PDF

Poniżej przedstawiamy wersję roboczą rozdziału szóstego działu trzeciego „Przedsiębiorczość w praktyce" podręcznika do przedsiębiorczości, opracowywanego w ramach projektu „Wolna przedsiębiorczość”. Tekst zostanie poddany skrupulatnemu opracowaniu redakcyjno-korektorskiemu, dlatego na obecnym etapie prosimy przede wszystkim o uwagi merytoryczne, dotyczące między innymi klarowności wywodu, poprawności rozumowania, łatwości języka czy trafności przykładów etc.

#biznesplan #realizacja biznesplanu #lider #współpraca

W rozdziale nauczysz się:

• Czym jest biznesplan i dlatego jest ważny
• O skutecznym zarządzaniu przyjętym projektem
• O roli lidera
• O roli współpracy i w zarządzaniu ludźmi

Biznesplan jest pierwszym zadaniem, przed którym staje każdy przedsiębiorca. Zasadność przygotowywania biznesplanu jest w zasadzie analogiczna jak przy planowaniu czegokolwiek: otóż zawsze warto mieć plan. Niezależnie od tego, jakiego przedsięwzięcia się podejmujemy. Czy jest to pisanie rozprawki, studiowanie konkretnego przedmiotu, przygotowanie do sprawdzianu, czy też zajęcie jeszcze poważniejsze: rozpoczynanie działalności gospodarczej. Biznesplan w takim wypadku pełni dwie główne funkcje. Pierwszą z nich jest sensowne zorganizowanie własnej działalności. Dzięki temu nasze przedsięwzięcie staje się projektem, który staramy się na bieżąco kontrolować i dobrze realizować. Plan staje się dla nas kompasem, mapą, która pomoże w podjętej drodze. Drugą funkcją jest informowanie podmiotów zewnętrznych (tych, których chcemy poinformować). Jest to szczególnie ważne, jeśli chcemy pozyskać finansowanie od innych ludzi. Obojętnie, czy będzie to ktoś bliski, czy profesjonalny podmiot dostarczający kredytu lub kapitału – biznesplan jest w takiej sytuacji jednym z dowodów na to, że nasz pomysł jest przemyślany.

Co powinno się znaleźć w takim biznesplanie? Podstawowe pytania, na jakie musimy sobie odpowiedzieć, dotyczą rzecz jasna kwestii prawnych, związanych z rejestracją działalności w urzędach oraz kwestiami rozliczania się wobec urzędu skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Następnie przechodzimy do dobrej identyfikacji działalności. Jaki dokładnie produkt chcemy zaoferować klientom? Co dokładnie chcemy robić? Gdzie zamierzamy ten produkt dostarczać? Czy będziemy potrzebować lokalu lub przestrzeni, by bezpośrednio świadczyć usługę? Jak zamierzamy nasz produkt wycenić? Jakie będą koszty bieżącej działalności, a jak duże inwestycje trzeba będzie poczynić na początku? Jakie jest otoczenie naszego przedsiębiorstwa? Jaka jest nasza konkurencja? Ile musimy zatrudnić pracowników i jak będziemy im organizować pracę? Jak wiele firm to nasi rywale, jakie mają oferty i jak wysokie ceny za poszczególne produkty? W czym jesteśmy gorsi na starcie, a w czym możemy wyprzedzić konkurencję? Czy cena dobrze odzwierciedla jakość oferowanego produktu? Jak zamierzamy zainteresować klienta i dotrzeć do niego z informacją o tym, że działamy na danym rynku? Ile prywatnego czasu będzie pochłaniała nasza działalność? Wszystko to powinno zostać uwzględnione w naszych rozważaniach.

Jeśli na przykład rozpoczynamy działalność fotograficzną, w której oferujemy robienie fotorelacji i wideorelacji z wydarzeń, to musimy w swoich planach uwzględnić nie tylko czas na robienie zdjęć, ale również czas na ich graficzną obróbkę, czas na spotkania z potencjalnymi klientami oraz czas na spotkania po wykonanej usłudze. Wielkie znaczenie ma również sprawdzanie opinii klientów. Co im się podoba, co powinno zostać zmienione, a przede wszystkim czego brakuje w ofercie?

W realizacji planu ważne jest również dookreślenie, kiedy projekt zostanie przez nas uznany za sukces. W początkach biznesowej działalności często na początku ponosimy straty, zwłaszcza że nie mamy jeszcze zbudowanej bazy klientów. Co więcej, często dobra strategia zakłada ponoszenie strat, ponieważ najlepszą metodą zainteresowania klientów jest zaoferowanie im dobrych ofert i niskich cen. A to może wymagać dopłacania do przedsięwzięcia. Gdy jednak przekonają się, że nasze produkty są dobrej jakości i na naszej firmie można, to zapewne będą z czasem skłonni płacić wyższe ceny za współpracę z nami. Jednakże istotne jest rozpoznanie – jak długo jesteśmy skłonni ponosić straty (lub na przykład naszym zdaniem mało zarabiać)? Dlatego w biznesplanie jedna z kluczowych pozycji dotyczy progu opłacalności, a więc momentu, gdy nasza firma będzie w stanie osiągać satysfakcjonujące zyski. Czy powinno to być po paru miesiącach, czy latach? Wszystko rzecz jasna zależy od rodzaju działalności i specyfiki biznesu. Jeśli jesteśmy fotografem, to powinniśmy szybciej się samofinansować niż w wypadku, gdy stawiamy halę targową.

Biznesplan staje się wobec tego uszczegółowionym projektem. Pozwala nam na wyróżnienie etapów jego realizacji. Umożliwia odpowiednie zdyscyplinowanie, a także spojrzenie na projekt z trochę niezależnej perspektywy. Angażując się w realizowanie projektów, ludzie mogą zgubić się w ich codziennej rutynie. Wcześniej ustalony (i najlepiej skonsultowany plan) może pozwolić na refleksję nad tym, co robimy, oderwaną od schematów dnia codziennego. Taki plan i projekt pokazują nam stopień realizacji podjętych działań i trochę sugerują, czy rzeczywiście powinniśmy je kontynuować. Dobrze przygotowany biznesplan pozwala nam na rozpisanie potencjalnych scenariuszy realizacji z góry przyjętych zadań. Pozwala na spekulowanie, w jakim stopniu możemy zrealizować postawione wcześniej cele, oraz jakie są możliwe drogi rozwoju dla naszej działalności (oraz zagrożenia, które się z nią wiążą). Choć biznesplan nie jest świętością, bo projekt może ulegać zmianie, to trudno przecenić jego wagę dla konstruktywnej kontroli realizowanych działań.

Działalność gospodarczą możemy prowadzić samodzielnie; tak się dzieje w wypadku działalności jednoosobowej. Często jednak, gdy rozszerzamy naszą działalność, to nieunikniona staje się współpraca z innymi ludźmi. Wtedy w naszej firmie zmuszeni jesteśmy stworzyć skutecznie współpracujący zespół. Najlepiej działające zespoły to takie, w których każdy z ich członków nie czuje się źle, a najlepiej, jeśli czułby się dobrze. I nie mówimy tutaj tylko o zespole muzycznym, lecz każdej grupie ludzi, która wspólnie realizuje wyznaczane projekty. Ważną postacią w zespole jest lider. Takim liderem w organizacji, czy firmie, powinien być szef projektu. Najcenniejszą cechą lidera jest umiejętność obudzenia we współpracownikach identyfikacji z organizacją i projektem. W tym celu wprowadza dobrą organizację pracy poprzez między innymi: podział obowiązków, jasny system nagradzania i rozliczania, stopniuje właściwie zadania i stara się nie dopuścić do antagonizowania uczestników projektu.

Z tego względu istotne jest również słuchanie opinii i problemów, z jakimi borykają się inni ludzie. Jest to oczywiście cecha ogólnoludzka, która przydaje się wszędzie, ale w zarządzaniu organizacją jest szczególnie ważna. Umiejętność słuchania innych ludzi to nie tylko zdolność wysłuchiwania ich, ale także próba zrozumienia barier, przed którymi stają w realizacji postawionych zadań (nierzadko może być tak, że nie potrafią do końca wyartykułować problemów, przed którymi stają). Nawet jeśli ich narzekania mogą się wydawać mało istotne, to zawsze ważne jest nawiązanie z nimi komunikacji i próba wspólnego rozwiązania problemów. Dzięki temu można również prowadzić pośrednie lub bezpośrednie negocjacje między stronami potencjalnych konfliktów i zapobiegać kryzysom organizacyjnym, przy których ludzie mogą być sfrustrowani i przestać się czuć częścią zespołu. Dodajmy w tym miejscu, że lider stosuje techniki negocjacyjne, czyli stara się wczytać dobrze w odczucia i stanowiska. Nie stosuje zatem manipulacji. Dlaczego jest to ważne? Ponieważ wtedy we współpracownikach i wykonawcach budzi się naturalna motywacja do działania, dzięki czemu w swoich działaniach nie wymagają nieustannego poganiania. Wewnętrzne przekonanie pracowników i współpracowników o słuszności działań jest trudne do przecenienia w organizacji. Dla pracowników ważne są nie tylko korzyści finansowe, lecz również czerpanie satysfakcji z tego, co jest czynione. Zachowania lidera stanowią wytyczne dla pracowników. Czy jest osobą motywującą, czy tylko wydającą polecenia. Czy stwarza dobrą atmosferę do współpracy, czy dobrze organizuje podział pracy między pracownikami. Wreszcie, czy jego podejście do pracowników jest sprawiedliwe. Czy nie faworyzuje jednych kosztem drugich z przyczyn niemerytorycznych (na przykład czysto towarzyskich). Wszystko to wpływa na wewnętrzne poczucie pracowników i decyduje bezpośrednio o ich przywiązaniu do działania w organizacji, a jednocześnie o tym, jak bardzo będą zmotywowani i produktywni.

Zadania:

• Czym jest biznesplan?
• Gdybyś miał/miała prowadzić wymarzoną lub najbardziej lubianą działalność, to na czym by polegała? Spróbuj stworzyć dla niej zarys biznesplanu.
• Kim jest lider i jaka jest jego rola w sprawnie działającej organizacji lub firmie?
• Dlaczego komunikacja z zespołem jest ważna dla sukcesu organizacji?

• Sprawdź w Internecie, w których urzędach według prawa w Polsce trzeba zgłosić prowadzenie działalności gospodarczej?